Apuntes sobre el GTD. Getting Things Done (Resolviendo las cosas)

Según la Real Academia Española un método es:

“1. m. Modo de decir o hacer con orden. 
2. m. Modo de obrar o proceder, hábito o costumbre que cada uno tiene y observa. ….”

David Allen es el creador de este método que propone un modo de hacer con orden las “cosas”. Prometiendo nada más ni nada menos que la organización con eficacia. 

Decimos "cosas" tomando la conceptualización del autor quien en este termino engloba todo aquello que de alguna manera atraviesa nuestras vidas en el plano personal, familiar y profesional

Entenderemos por eficacia nuestra capacidad para lograr lo que nos proponemos.

De casualidad conocimos este método, escuchando un podcast de http://posta.fm/nunca/ al que le dimos click desde un tuit que en realidad no hablaba de eso sino del inbox zero que fué el que nos llevó al primer capítulo de Nunca Ayudes a Nadie que presenta el método TGD y a partir de ese momento comenzamos a profundizar sobre la temática y de manera simultánea nos pusimos poner en práctica el sistema.

No fué snobismo, no fué para experimentar, lo hicimos porque hace un tiempo que sentía que el tiempo no me alcanzaba, que no me podía concentrar en mis obligaciones, y me sentía abrumado por ellas. 

No tenía nada que perder en por lo menos intentar implementarlo, y realmente el cambio que vengo experimentando, luego de poco más de un mes es radical.

Si googlean en este momento David Allen, o GTD, lo primero que seguro van a encontrar serán los 5 pasos del proceso de cómo resolver las cosas, los cuales son:

1. Recopilar 
2. Procesar 
3. Organizar 
4. Revisar 
5. Hacer 

Ahora bien, nos parece importante destacar aquí, algo que tal vez no se encuentre tan rápido googleando; el método GTD tiene 3 principios esenciales bajo 1 regla de oro clave que es reveladora pero a la cual debemos someternos.

Los principios básicos son:

1. Anotar todo 
2. Identificar la próximas acciones físicas 
3. Hacer una cosa a la vez 

Y la regla de oro es muy sencilla conceptualmente: 

“…Si una acción te va a llevar menos de dos minutos,

deberías hacerla en el momento …”

En tal sentido, habiendo presentado las etapas del proceso y las reglas básicas del método en nuestro caso preferimos desarrollar lo segundo por dos razones que nos parecen obvias.

La primera es que estas cinco etapas procedimentales están mejor desarrollados en el libro, el que por cierto tiene una lectura sencilla y muy ágil. 

La segunda es porque como ya lo comentamos, en Internet, encontrarán infinidad de sitios, que desarrollan estos pasos, ya sea en formato de texto, videos, gráficos, etc. de una manera que nosotros no podríamos hacer mejor de lo que encontramos, por lo que recomendamos buscar esa información directamente de la web.

Entonces, nosotros intentamos dar unos apuntes que sirvan como disparador en caso de que se interesen de mayor información sobre el tema, pero que a nuestro criterio son la base del sistema o del método.

1.- ANOTAR TODO

Este primer principio del método GTD en lo personal me recuerda a un dicho que mi abuela habitualmente repetía:

“el lápiz nunca se olvida”.

Y básicamente este principio se basa en el mismo consejo que me daba mi abuela, no confíes en tu memoria ya que es arbitraria, traicionera y aleatoria, es más confiable lo que escribas que ahí no habrá problemas de memoria. 

¿Qué anotar?

Todo.

Es decir, desde la idea más brillante hasta la cuestión más banal de la vida cotidiana, incluso hasta aquel deseo que tenemos para darnos algún día.

Allen argumenta la necesidad de vaciar nuestra mente, para evitar el desgaste de energía que entre otras cosas nos genera angustia y stress.

Aunque no dudo de la explicación de Allen, consideramos que debemos registrar no para "vaciar la mente", sino a nuestro humilde entender re-organiza y ordena nuestra mente, es decir no dejo de pensar en mis asuntos pendientes porque estén anotados, ellos siguen estando en nuestra memoria, pero nuestra mente agradece el esfuerzo en procesar de manera externa.

Registrar todo nos da la posibilidad de hacer pactos con nosotros mismos, al decir de Allen, para poder acordar decisiones que incluyan obviamente no hacer determinadas cosas, o posponerlas para una mejor oportunidad, el punto es saber que vamos hacer y decidir que no vamos hacer, no desde lo espasmódico del llamado de atención de nuestra memoria, sino desde decisiones absolutamente racionales.

Es absolutamente relevante a partir de este principio la forma en que debemos procesar y organizar toda la información que vamos acumulando y que aquí les dejamos con la intriga para que vayan a buscar eso en el libro de David Allen o en donde los lleve el océano de la web, advirtiéndoles desde ya que si conocen al detalle de cómo procesar y organizar la información pero no toman en cuenta que antes deben registrar todo, es quedarse a medio camino que deriva en el fracaso.

Desde nuestra experiencia, uno va tomando práctica en esto de anotar todo, no se preocupen, si se lo toman en serio, solo es transitar un proceso gradual pero que sostenido en el tiempo, se convierte en una simple rutina que se incorpora de manera natural a nuestros quehaceres, rutina que no se convierte en una carga porque paradójicamente genera mucho alivio en el día a día cuando vamos tomando decisiones en nuestras obligaciones diarias el saber que solo tenemos que ir a nuestros registros y no detenernos a pensar en lo que nos está quemando o abrumando.

En definitiva, nada nos angustia, porque todo el tiempo existe un mapa de cosas por hacer, cosas que estamos esperando, cosas que hemos delegado, cosas que guardamos para una mejor oportunidad o cosas que sencillamente hemos eliminado.

A esta altura estarás pensando ¿en qué soporte debo registrar todo? el soporte es lo menos relevante, puede ser desde un simple cuaderno Gloria hasta una sofisticada aplicación para el celular, lo importante es intentar - no es fácil - unificar un lugar donde ir registrando todo para luego organizar y procesar para recurrir directamente. Tener que pensar donde guardamos lo que guardamos, genera una pérdida de energía y concentración que Allen desaconseja.

2. ACCIONES FÍSICAS.

El segundo principio elemental en este método, exige que identifiquemos de manera precisa, a partir de una tarea/objetivo/obligación cada acción concreta que debemos hacer para realizarla.
¿Como sigue esto concretamente?
El libro plantea un ejemplo sencillo y concreto.
Tenemos que llevar el auto al mecánico para que lo revise.
La mayoría de nosotros, en principio solo tiene en nuestra cabeza,

“tengo que llevar el auto al mecánico”. 

Y seguro cuando el auto hace ese ruido que nos molesta, es ahí que nos acordamos “tengo que llevar el auto al mecánico”. Si el auto no hace ese ruido que nos preocupaba, seguro que no pensamos en eso, sino en otras cuestiones que en el momento nos preocupan (ver principio 1)
Alguno mas organizado, puede tener anotado en alguna lista de tareas o de su computadora una tarea que no es una tarea.

“llevar el auto al mecánico”.

Si este fuera tu caso, que por cierto ya es mejor que no tenerlo ni anotado, lo cierto es que lo que aquí hay es una expresión de deseos, una aspiración, pero no hay una tarea concreta vinculada con la necesidad.
Ello porque para llevar el auto al mecánico, necesitaremos de algunas acciones físicas concretas:
En primer lugar, verificar en nuestro calendario nuestra disponibilidad de días y horas en donde podríamos llevarlo sin que afecte a otros compromisos u obligaciones;
Luego verificar que tengamos el teléfono del mecánico, porque si justo decidimos llamarlo y nos damos cuenta, dice Allen, que no tenemos el teléfono, entonces es muy probable que esa pequeña dificultad nos coloque en posición de posponer la obligación. Entonces si no tenemos el teléfono pensar en quien si lo tiene y deberemos pedírselo, lo que agrega una acción física concreta.
Aconseja Allen, que aprovechar el instante que verificamos que tenemos el teléfono y anotarlo junto con la acción física, para incluso que en el momento que podamos hacerlo no perdamos tiempo ni energía en esa búsqueda.
Finalmente llamar al mecánico, acordar el día, sobre el cual ya sabemos nuestra propia disponibilidad de tiempos y quedará para concluir anotar el día en el que quedamos llevárselo.
Puede parecer sumamente engorroso la explicación, pero el ejercicio mental de determinar acciones físicas (y registrarlas debidamente) es lo que nos va determinando el paso a paso de cómo sigue cada una de nuestras obligaciones, nos dimensiona concretamente en las mismas.

Es decir establecemos una real perspectiva para nuestros objetivos dónde estamos parados y que debemos hacer para alcanzarlos.

Definir las próximas acciones físicas significa establecer la hoja de ruta de cada una de nuestros pasos concretos materiales para alcanzar aquello que queremos realizar.

En definitiva, ya lo dijo con saber popular un viejo DT del fútbol argentino “paso a paso”.

3.- HACER UNA COSA A LA VEZ 

Este principio es el que más cuesta de todos y a su vez el más difícil de implementación gradual.

Según el autor, debemos tener en cuenta lo que cuesta poner concentración y energía en una “cosa” a resolver, y que si debemos pasar a otra “cosa” lo que sucede es que gastamos más energía innecesariamente.

En definitiva, si estamos en “modo hacer llamados telefónicos” sigamos ese ritmo y sigamos hablando por teléfono. 

Ahora si hacemos UN llamado, después queremos contestar algunos correos electrónicos y en el medio contestar un mensaje de whatsapp, ver nuestras redes sociales, y ponermos a pensar un tema que debemos analizar, es muy seguro no haremos nada de todo esto y en el mejor de los casos terminaremos mirando las notificaciones del Facebook.

Hay que enfocarse en una sola cosa y dedicarse a una sola cosa por vez concentrada en esa cosa, sea la más difícil o más sencilla.

Si queremos contestar correos electrónicos, pongámonos pautas en donde nos impongamos momentos para hacerlo para dedicarnos a ello de manera exclusiva.

Si vamos a recibir o hacer llamados, igual.

Una de los obstáculos más importantes es que debemos acostumbrar a los demás a que nos tienen que esperar.

En principio, nadie trabaja en una guardia o arriba de una ambulancia, y si así fuera, pues nos dedicamos a responder a la guardia o a dar respuesta a las emergencias. Un emergentologo no se pone a mirar notificaciones en el celular o mandar chats en el celular mientras atienden a una persona cuya vida está en riesgo, se dedica exclusivamente a salvar esa vida.

El resto de los mortales debemos seguir ese ejemplo con la ventaja que no hay vida ajena en juego (en principio). 

Desconocemos quién impuso en esta sociedad, que lo urgente debe resolverse y lo importante queda para otro momento.

Allen, viene a poner un hasta aquí en todo esto, e indica con claridad meridiana que debemos tener en claro en todo momento, lo realmente importante y en base a ello, a nuestro proyecto de vida tomar decisiones. 

La mayoría de nosotros hacemos de modo inverso, resolvemos urgencia todo el tiempo, sin tener en cuenta que cosas son importantes a nuestro proyecto de vida … y así nos va.

Desde el método GTD, nos aproximamos a tener en claro que es importante basado en nuestro “mapa de anotaciones”.

En definitiva, el autor mucho antes que se pusiera de moda, derriba el mito de la “multitarea” o “multitasking”.

Los humanos no fuimos diseñados para eso, fuimos diseñados para hacer una cosa a la vez y esa cosa a la vez implica mucha energía y concentración a la que le debemos al menos respeto.

Si desconfían de la última afirmación, y aunque tal vez ya lo conozcan vean este test de concentración.

Hagámonos cargo, estamos limitados para hacer una cosa por vez y a duras penas, si queremos abarcar varias en simultáneo no vamos hacer ninguna.

Como dijimos, en lo personal tener disciplina en hacer una cosa a la vez, es la más difícil de implementar porque el contexto social nos lleva a tener distracciones, llamadas al teléfono, mensajes de texto, chats, interrupciones, etc.

Una solución posible, humilde y sin pretensiones, es hacerse la siguiente pregunta:. 

¿Qué distracciones puedo eliminar que estén a mi propio alcance?

Y realmente son muchas.

La primera, no estoy chequeando los correos electrónicos cada cinco minutos, intento tener tres momentos al día para chequear correos, y una cuarta cuando mis ganas están bajas en seguir pensando en otras cosas.

Fuí gradualmente desactivando notificaciones del teléfono celular y la computadora.

Por mi profesión, no puedo poner en silencioso el celular o negarme a llamados.

Pero tengo en claro que si estoy en algo realmente que necesita de toda mi atención, no atiendo llamados, ni contesto chats del celular. 

Lo mismo con las redes sociales, si desactivo las notificaciones de cada comentario tonto en el Facebook o mención del Twitter, no me ocuparé de ellos salvo que intente averiguarlo cuando YO decida hacerlo, no el sistema diseñado por gente que quiere que vea su programa y que no me ocupe de mis propios asuntos. 

Parece un cambio menor, pero es un cambio radical.

El otro es acostumbrar al resto de los mortales que no les debemos respuestas inmediatas, les debemos nuestra respuesta en tiempo oportuno cuando tengamos disponibilidad para hacerlo. 

Ya lo dijimos y lo tenemos que tener muy en claro en todo momento, no somos emergentologos, ni trabajamos arriba de una ambulancia o una autobomba de bomberos, el 99% de las cosas no son de vida o muerte, por lo que tenemos la ventaja que pueden esperar un tiempo razonable para ser atendidas

LA REGLA DE ORO

Cerrando este primer apunte, nos queda la Regla de Oro de los 2 minutos.

Luego de definir las próximas acciones, si esa acción física descrita a nuestro exclusivo cargo lleva tan solo 2 minutos, entonces HACELO y sacatelo de encima.

Esta regla de oro, es tal vez la más estricta, la más esclava de todas. 

Es en donde hay que tener mayor disciplina en su implementación, pero a su vez es la más liberadora, porque nos va sacando las pequeñas cosas que estorban y que nos suman en el cúmulo diario.

ADVERTENCIA. 

La regla de los 2 minutos, es efectiva ya que nos da la sensación de sacar “cosas”, pero tiene un efecto boomerang, o dicho de otra manera, toda acción genera una reacción. 

No necesariamente quita trabajo o lo elimina, hasta tal vez genera más cosas para hacer, los efectos en la regla de los 2 minutos no importan.

Lo que importa es tener la sensación de cumplir una “cosa” que debíamos hacer, el efecto de ese cumplimento vuelve al primer paso del proceso de GTD (o si tenemos bien identificados las acciones físicas, hasta es una respuesta esperada en todas nuestras acciones previamente definidas)

El método GTD no apunta a tener menos trabajo, sino a poder convivir con la cantidad de “cosas” que debemos afrontar en el corto, mediano y largo plazo.

BONUS TRACK. LAS PRIORIDADES

Hasta aquí todo puede parecer muy bonito, la pregunta del millón es ¿el sistema GTD enseña cómo establecer prioridades para hacer las diversas cosas?

Y responderemos que sí, David Allen da una respuesta a esta famosa pregunta en dos partes.

La primera parte a esta respuesta que Allen da es que si cumpliste con todos los pasos, si tenes todo registrado, si has procesado, organizado, revisado todo, debes tener en cuenta en primer lugar tu INTUICIÓN.

Es una respuesta fantástica, y hasta pareciera que se saca el problema de encima, pero nada de ello.

Desde sus tres principios básicos y sus cinco pasos de su método, nos coloca en una posibilidad de tener claro que esta corazonada en realidad no responde a ninguna intuición sino que es el resultado de un trabajo sistemático racional previo que nos determina claramente que hacer y que no hacer.

Como ya lo dijimos, lo más importante que este proceso determina tomar decisiones de lo que NO VAMOS HACER, sin que ello genere angustia alguna porque es parte de un pacto o acuerdo con nosotros mismos derivada de un proceso suficientemente racional en la toma de la decisión.

Seremos más provocadores, David Allen MIENTE como Clarín, no hay intuición que seguir cuando de manera racional hemos registrado todos nuestros asuntos y definido precisamente acciones físicas a realizar, ese proceso nos delimita naturalmente las prioridades.

La segunda parte de la respuesta que se completa a la INTUICIÓN, es el SENTIDO COMÚN.

Volvemos, parece ser que fijar prioridades desde la INTUICIÓN + SENTIDO COMÚN es una respuesta del autor que no se compromete con el fondo del problema.

Pues no es así, el sentido común define en segunda instancia nuestra prioridad. Si en media hora tenemos una reunión, y sabemos que debemos revisar un documento que nos demandará una hora, o contestar una demanda en mi caso que llevará tres horas, pues no es el momento adecuado para comenzar con esa “cosa”.

Pero también, si no estoy con ganas o de ánimo para hacer algo que a su vez se que no tiene un vencimiento indefectible en un corto plazo, pues, es mejor posponerlo y dedicarme a sacar otra “cosa” que me sea más sencilla de resolver en base a mi estado de ánimo.

Respetar los acuerdos con uno mismo y ser fiel a nuestros objetivos resulta ser un deber ser inquebrantable para Allen.

PALABRAS FINALES

Si por milagro llegaste hasta acá leyendo o tuviste la habilidad de leer en diagonal, es momento que sepas, que el sistema GTD no es milagroso, no es la verdad revelada, ni se asienta en el pensamiento mágico. 

No vas a tener menos trabajo, ni vas a tener menos cosas que hacer, hasta sospecho que vas a tener más o por lo menos es nuestro caso.

Lo que propone el método GTD, es nada más ni nada menos que aprender a convivir con todas las tareas personales y laborales que se nos presentan en lo inmediato y a poder organizarlas adecuadamente para poder así tener un registro claro y preciso de nuestros proyectos de vida de largo plazo y así poder atravesar el día a día.
Ese día a día requiere dedicación, esfuerzo, concentración y básicamente HACIENDO sin angustias, por el contrario, sostener este método genera una sensación personal de que a pesar de nosotros mismos y nuestras limitaciones, vamos HACIENDO COSAS porque hemos decidido también NO HACER OTRAS.

EXTRA
De todo lo que van a encontrar en Internet, este gráfico del procedimiento (aunque dice 4 pasos cuando son 5 y tienen algún error ortográfico) de Jokin Lacalle Usabiaga realmente está muy completo, les recomiendo que se lo bajen en la web en el tamaño original y verlo bien grande en sus pantallas.