Hace unos días un colega amigo me vio usando el Evernote en mi tablet mientras tomaba mi cafecito en el bar de la rosca de tribunales, con la cargada de rigor porque uso este "tipo de cosas tecnológicas", mientras el colega sigue con vieja y querida ficha de papel para recorrer tribunales.
De esa charla me sugirió que hiciera un post sobre esta aplicación (app), ya que le resultó muy útil la saga de notificaciones electrónicas y la de subir escritos digitales en las causas.
Tomando esa sugerencia armamos este post, espero que les sea de utilidad.
Esta aplicación esta disponible, en todos los sistemas operativos de dispositivos móviles, tanto en IOS de Apple, Android de Google y RIM de Blackberry, mas su soporte web (no recomiendo el modo beta en el modo web, porque aún no permite el uso de pilas de libretas) y hasta una versión "escritorio" para usar en la computadora.
Básicamente es una aplicación de "nube" es decir nos permite ir almacenando todo en los servidores de la app y desde ahí desde cualquier lugar, ya sea nuestro celular, tablet, computadora con acceso a Internet acceder en forma remota y sincronizada.
De la misma manera que otras aplicaciones como Dropbox [otra aplicación imprescindible para los abogados], brinda un servicio gratuito pero también ofrece servicios pagos donde ofrecen mayores prestaciones.
En mi caso uso la versión gratuita sin mayores inconvenientes que te permite "usar" hasta 60 mb por mes, lo que para mi uso me sobra y hasta 5 correos electrónicos (antes era ilimitado y era buenísimo, pero se avivaron y pasando los 5 correos tenes que ir al servicio pago)
A su vez el Evernote tiene otras aplicaciones accesorias integradas gratuitas como penultimate, scannable, otras como una de recetas de cocina, etc, y además acepta la integración con otras aplicaciones que no son de Evernote, como sunrise [otra aplicación que merecería un post propio, que uso y recomiendo a pesar de algunos defectos].
¿Cuál es el concepto de Evernote?
Básicamente es un anotador, un cuaderno de notas, que nos permite, armar libretas específicas, o crear pilas de libretas, etiquetar cada una de las notas, agregarle recordatorios a cada nota, ya sea genéricos o específicos con fecha y hora. También genera una cuenta de correo electrónico donde podes enviarte notas por correo (con la limitación arriba apuntada) y ya directamente almacenarlos en el sistema como una nota aparte.
Tiene otras herramientas como chat, compartir notas, presentaciones, cosas que realmente no he probado ni uso.
Hace mas de tres años que uso la aplicación, al principio me la baje por curiosidad y no sabía muy bien para que servía, después la empecé a usar tímidamente en mi labor profesional, y hace dos años que es una herramienta imprescindible de trabajo.
Notas
El editor de nota es muy sencillo y completo, tanto para establecer listas de tareas, el cuadradito de tilde para los que les encanta, meter el tilde de completado, subir adjuntos de cualquier tipo, fotos, subir notas de voz, tachar, etc. En los dispositivos móviles permite la nota manuscrita (a mi eso no me funciona, pero esta habilitado)
Ejemplo:
La vieja y querida procuración que hacíamos por tribunales cambió radicalmente los últimos 20 años, y estamos en el medio de un proceso de cambio mas profundo con los expedientes digitales espejos.
Es decir ya nadie va a un juzgado a tomar nota de un proveído, ya nos los bajamos desde nuestras computadoras, sea en la oficina o en casa.
Solo registramos pequeños apuntes o puntuales análisis donde hay que dedicarle tiempo.
Este cambio de paradigma de la procuración en tribunales, este cambio de calidad de aquel trabajo cuando arrancamos con el de ahora, a mi criterio debe ir acompañado con herramientas que estén a la altura de lo que viene.
No es la única, tal vez exista una mejor, pero Evernote es útil en este proceso que describo y viene a dar un buen complemento a nuestro quehacer diario.
Vayamos al punto.
¿Y para que sirve en el día a día de tribunales?
En mi caso arme una PILA de libretas con cada uno de los expedientes y causas.
Luego de varias pruebas el titulo que usualmente uso es la caratula breve más el número de expediente y juzgado de manera abreviada.
Ejemplo:
Pila: Profesional
Libreta: Perez A. c/Gonzalez C. s/ds y ps. 20.212/09 Civ150 (aclaración la caratula es totalmente ficticia, como el expediente y el juzgado)
Será en esta libreta donde registro individualmente los movimientos de tribunales.
Cada nota, en mi caso la titulo con la fecha y la palabra novedad. y en el texto lo que iba a buscar. Anoto incluso el registro de cualquier incidencia igual que con la vieja y querida ficha de recorrida de tribunales. O en algunos casos ya dejo establecido previamente el titulo "dejar [... nombre del escrito ]"
También para cada expediente tiene una nota, usualmente la primera con las particularidades de cada bendito juzgado, Por ejemplo:
"Fotocopias hasta las 7:35, con el primer pis de la mañana y con raya al medio"
La ventaja es que si quiero o me resulta necesario es en esa libreta donde copio y pego algún proveído que me baje del sistema.
Con las limitaciones del caso subo un ejemplo, donde por obvias razones borré toda referencia al caso, pero acá esta bueno porque justo tiene algo de ese caso vinculado con lo nuevo del código civil, que registré, algo que me resulta relevante para ese caso. Esto en el hoy me genera ahorro de tiempo, energía y memoria para el futuro.
Como permite taggear o etiquetar, las utilizo para establecer con anterioridad cual será mi recorrida por ejemplo en mi caso es "HACERLO" entonces accediendo por etiquetas tengo exactamente que recorrida de tribunales voy hacer y no pierdo el tiempo buscando expediente por expediente (cuando hacía procuración allá por los 90's, mi jefa, en una hoja borrador, me escribía la lista de "tareas a cumplir", después evolucioné y me las hacía yo, seguro alguno de Ustedes pasaron por la misma experiencia).
Y se me ocurre que a su vez se podría taggear por edificio como Inmigrantes, MT de Alvear, es decir la flexibilidad que tiene la app es un punto fuerte.
En mi caso, solo porque me da esa sensación de liberación y tarea cumplida, a medida que voy haciendo cosas, le quito la etiqueta, asi que mi etiqueta de "Hacerlo" va teniendo menos tareas a medida que la mañana avanza.
En el caso concreto, deje de usar el calendario para agendar los vencimientos, ya los pongo directamente en cada libreta del Evernote que a su vez me sincroniza con el calendario [para eso es necesario usar sunrise].
No solo lo uso para la recorrida de tribunales, actualmente lo tengo integrado con todo el devenir profesional, ya sea el cliente de abono, mediaciones, seclo, o las consultas profesionales.
Aunque parezca engorroso, después de una reunión donde tome apuntes en soporte papel, los termino pasando a la aplicación en una nota específica, así ya registre lo que dije, en que quedamos (o no).
Mis apuntes son breves y lo hago en 5 minutos, pero que sirve cuando viene el ñato con el que me reuní después de 6 meses, y uno recuerda vagamente el caso. O por ahí uno asumió algún compromiso, o surgió una idea que luego se pierde.
Todo lo registro en la aplicación y me ahorra mucho trabajo. Antes tenía que revisar mis cuadernos de apuntes o anotaciones en papeles sueltos, etc.
Tengo otras etiquetas, porque a su vez el Evernote, es muy útil como herramienta para emplear método GTD pero eso es para cuando tenemos incorporada la aplicación como una herramienta del día a día.
Aunque tengo la app en todos mis dispositivos, confieso que intenté usarlo directamente desde mi celular, la idea en mi caso no resultó.
En primer lugar por el consumo de batería, y en segundo porque procesa un poco mas lento. El fracaso de la idea se la adjudico en gran medida a mi teléfono móvil y no la aplicación, pero es algo que me parece relevante comentar.
Lo cierto que en mi caso, la app en el celular solo la uso para anotar cosas de rápidas cuando no tengo otra cosa a mano que mi móvil.
Entonces, en tribunales uso el Evernote desde una tablet que a su vez tiene la pantalla mas grande, y me resulta realmente muy práctico. Tiene otro sentido usar la tablet de manera principal pero tampoco el mago revela todos sus trucos (?).
En el café de media mañana en el bar de la rosca que tiene WiFi, aprovecho para sincronizar la información en la nube. No es mi caso, pero eso permitiría en forma remota a otro saber como fué la recorrida hasta el momento o compartir la nota a un tercero, incluso a un cliente.
Finalmente tiene un apartado de recordatorios ya sea generico o por fecha de vencimiento que permite tener una mirada rápida de aquellas cosas que no se nos deben escapar, con la posibilidad de marcar ese recordatorio como realizado y tener esa hermosa sensación de ver algo tachado porque se hizo, sin que eso perjudique la nota.
Para los que tienen fecha cierta de vencimiento, de cortesía te envía un correo electrónico, asi que a la mañana tendrás un correo electrónico con las cosas del día que indefectiblemente hay que hacer
Creo haber abarcado todos los aspectos mas importantes de la aplicación, seguro algo se me esta pasando y es porque no me lo registré en el Evernote.
